Automatyzacja nie zaczyna się od wyboru aplikacji. Zaczyna się od zrozumienia procesu.
W pierwszej kolejności warto wskazać czynności powtarzalne, czasochłonne i podatne na błędy. Następnie trzeba opisać ich początek, kolejne kroki, osoby odpowiedzialne oraz oczekiwany rezultat.
Dopiero wtedy można dobrać narzędzie. Takie podejście ogranicza kosztowne poprawki i sprawia, że technologia wspiera zespół zamiast dokładać mu kolejny system do obsługi.
Dobry pierwszy pilotaż powinien być niewielki, mierzalny i odwracalny. Po jego zakończeniu sprawdzamy oszczędność czasu, jakość rezultatu oraz komfort osób pracujących z rozwiązaniem.